Как организовать самые важные документы в жизни

Aug 27, 2023

Если документы вашего домашнего офиса, семейные медицинские записи, счета и школьные отчеты детей мечутся между стопкой на кухонном столе и безымянной коробкой в ​​гараже, пришло время разработать правильную систему хранения документов.

Будьте готовы потратить на выполнение задачи не менее 15 минут, чтобы добиться определенного прогресса. Не удивляйтесь, если вам понадобится несколько часов в выходные, чтобы все организовать. Хорошей новостью является то, что как только ваши документы обретут подходящее место, вам понадобится всего несколько минут в неделю для обслуживания новой системы.

Ниже мы расскажем, как организовать бумажные файлы. Вот подсказка: используйте это время, чтобы подумать о том, как навсегда избавиться от бумажного беспорядка. В процессе организации ведите действующий список счетов, уведомлений и других документов, которые могут быть безбумажными, и выделите время для их настройки. (И да, у нас также есть несколько советов о том, как организовать вашу цифровую библиотеку.)

Во-первых, определите свою конечную цель. Хотите систематизировать каждый документ в своей жизни? Или вы предпочитаете избавиться от как можно большего количества бумаги? Затем коснитесь каждого документа и решите, куда он должен идти. Разделите эти документы на стопки, которые имеют для вас смысл. Во время сортировки организуйте каждую стопку с помощью стикеров. Вот несколько предложений по категориям:

Присвойте каждой папке с файлами узнаваемое имя, например «Иммиграция», «Медицинская помощь» или «Налоги» [год]. Затем соберите все в папки для документов или в подвесные папки для папок или шкафа. Отдельные папки с тремя кольцами лучше всего подходят для небольших стопок документов, таких как стопка Actionable со счетами и квитанциями за этот месяц. (Вы также можете хранить их в пакете для заморозки емкостью 1 галлон и сортировать позже.)

Разместите свою файловую систему в безопасном месте, легкодоступном, но недоступном для беспорядочных детей. Не храните этот несгораемый документ в углу захламленного гаража. «Быть ​​организованным — значит находить то, что вам нужно, когда вам это нужно», — сказала Эшли Хайнс, целостный организатор дома и основатель Thee Tailored Life.

Важно не позволять себе перегружаться. Наши эксперты говорят, что расхламление влияет на свободное пространство так же, как и на физическое пространство. «Важно осознавать, что [] цель — упростить вещи и сделать их более эффективными», — отметила Катрина Грин, лицензированный дизайнер интерьеров и профессиональный организатор Badass Homelife.

Если вы находитесь в состоянии стресса, подумайте о том, чтобы разбить задачу на удобные части и ограничить свою работу всего 15 минутами в день. Или найдите время, чтобы заняться этим, смотря серию любимого шоу.

Если вы чувствуете, что все еще не добиваетесь прогресса, возможно, вам подойдет профессиональная помощь. «Организация не должна быть одиноким процессом», — добавил Грин. Торговые группы, такие как Институт борьбы с дезорганизацией, Национальная ассоциация специалистов по производительности и организации и Национальная ассоциация чернокожих профессиональных организаторов, могут помочь вам найти сертифицированных профессиональных организаторов и экспертов по производительности в вашем регионе.

Эту статью редактировали Бритни Хо, Эми Коплин и София Соколова.

Кейтлин Уэллс

Кейтлин Уэллс — старший штатный писатель, которая выступает за большую гибкость работы, показывая, как работать умнее удаленно, не теряя при этом себя. Ранее она освещала домашних животных и стиль для Wirecutter. Она никогда не встречала домашнего животного, которое бы ей не нравилось, хотя она не может сказать того же о приложениях для повышения производительности. В ее первой книжке с картинками «Семья похожа на любовь» рассказывается о щенке, который узнает, что любовь, а не то, как вы выглядите, создает семью.

от Элиссы Санчи

Вы хотите навести порядок в своем доме, но не знаете, с чего начать. Мы здесь, чтобы помочь.

Мелани Пинола

Работать удаленно часть времени и в офисе остальную часть недели может оказаться непростой задачей. Давайте поможем сделать это проще.

Эллен Эйрхарт

Авторы Wirecutter используют сравнительные таблицы для организации огромного количества данных, которые они собирают в течение месяцев или лет тестирования.

Арриана Васкес и Бен Кио